Schulsekretärin (m/w/d) für das Sekretariat unserer Pflegeschule und Weiterbildungsstätte

Management und Verwaltung

Befristung

Teilzeit, Vollzeit

Essen-Rüttenscheid

Mit 850 Betten und über 2.500 Mitarbeitenden an zwei Häusern in Essen, einem breiten Leistungsangebot in der Akutversorgung und medizinischer Versorgung auf höchstem Niveau ist das Alfried Krupp Krankenhaus ein Haus mit überregionaler Bedeutung. Es ist akademisches Lehrkrankenhaus der Universität Duisburg-Essen und verfügt über 15 medizinische Kliniken sowie über 20 Zentren.

Höchste Ansprüche an Qualität, Hygiene und High-Tech Medizin machen das Alfried Krupp Krankenhaus, das als Stiftungskrankenhaus der Tradition der Familie Krupp verpflichtet ist, zu einem Ort, der durch Innovation und gelebtem Fortschritt mehr ist als nur ein Arbeitsplatz – und das seit 1870.

Benefits

Vergütung und Zusatzleistungen

Neben einem zentral gelegenen Arbeitsplatz in Essen-Rüttenscheid und Essen-Steele, mit sehr guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel bieten wir Dir eine attraktive Vergütung, kostenfreie Parkplätze, Bike-Leasing und vieles mehr.

Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Bereits seit dem 19. Jahrhundert dürfen sich die „Kruppianer“ auf umfangreiche Unterstützung verlassen. Daher ist es für uns selbstverständlich, dass wir für Dich und Deine alltäglichen Herausforderungen da sind.

Gesundheit und Fitness

Wir wissen genau, wie wichtig körperliche und geistige Fitness ist. Damit Du Dich fit halten kannst haben wir die passenden Angebote für Dich.

Persönliche Entwicklung

Wir möchten Dich auf deinem Karriereweg bestmöglich begleiten und dich bei Deiner beruflichen und fachlichen Entwicklung mit einem umfangreichen Angebot unterstützen.

Unsere Pflegeschule ist ein zentraler Bildungsbereich für die Ausbildung und Entwicklung zukünftiger Pflegefachkräfte. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte Fachkraft für das Sekretariat, die gemeinsam mit der Schulleitung und dem Schulteam für einen reibungslosen Ablauf der schulorganisatorischen Prozesse sorgt.

Sie sind eine wichtige Anlaufstelle für unsere Auszubildenden, Bildungsteilnehmenden, Lehrpersonen sowie interne und externe Ansprechpartner*innen und tragen dazu bei, dass unsere Bildungsangebote professionell organisiert und umgesetzt werden.

Aufgaben

Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Schulsekretariat
Erste Ansprechperson für Auszubildende, Bildungsteilnehmende, Lehrpersonen, Gäste und Kooperationspartner
Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie Weiterleitung relevanter Informationen
Verwaltung und Pflege von Schul- und Teilnehmerdaten in digitalen Verwaltungssystemen (z. B. easySoft)
Unterstützung bei Aufnahme- und Anmeldeverfahren für Bildungsangebote
Bearbeitung und Weiterleitung von Fehlzeitenmeldungen sowie Unterstützung im Fehlzeitenmanagement
Pflege und Bearbeitung von Dokumenten, Listen, Berichten und schulorganisatorischen Unterlagen
Unterstützung der Schulleitung und des Schulteams bei administrativen Aufgaben
Organisation und Koordination von Terminen, Räumen und Veranstaltungen
Vorbereitung von Besprechungen, Prüfungstagen, Begrüßungsveranstaltungen und Abschlussfeiern
Organisation von Raumvorbereitungen, Bewirtung und Veranstaltungsabläufen
Materialmanagement einschließlich Beschaffung, Verwaltung und Organisation von Arbeitsmitteln
Bearbeitung von Posteingängen, Hauspost und allgemeinen Sekretariatsaufgaben
Mitwirkung an Qualitätsmanagementprozessen und der Weiterentwicklung schulischer Verwaltungsabläufe

Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Sekretariat, Verwaltungsbereich oder Bildungsumfeld wünschenswert
Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
Bereitschaft zur Einarbeitung in schulische Verwaltungssoftware und digitale Prozesse
Ausgeprägtes Organisationsvermögen
Selbstständige, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
Freundliches und professionelles Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen
Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
Diskretion und Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten

Wir bieten

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Bildungsbereich
Eine verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion zwischen Verwaltung, Pädagogik und anderen Fachbereichen
Ein engagiertes und professionelles Team
Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
Möglichkeit zur Mitgestaltung von Verwaltungsstrukturen

Kontakt

Rüttenscheid

Malte Meier
Leitung der Pflegeschule
0201 805-1981

Dein Berufseinstieg
bei Krupp