Vorstandsassistenz (m/w/d)

in Teilzeit am Standort Waldowallee 101 10318 Berlin

Sie sind auf der Suche nach einem Job, in dem Sie nah an Entscheidungen arbeiten, den Überblick behalten und mit Ihrer Organisation dafür sorgen, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Dann starten Sie in eine neue berufliche Herausforderung beim DRK Kreisverband Müggelspree e. V.

Als Teil der weltweit größten Hilfsorganisation übernimmt der DRK Kreisverband Müggelspree e. V. Verantwortung, hilfesuchende Menschen in gesundheitlichen oder sozialen Notlagen umfassend zu unterstützen und zu betreuen. Als Unternehmensgruppe führen wir soziale Projekte in den Bezirken Lichtenberg, Friedrichshain, Neukölln und Treptow-Köpenick durch, bieten ferner Pflege- und sonstige Dienstleistungen, vor allem im Bereich der Breitenausbildung an und engagieren uns in der Flüchtlingshilfe.

Ab sofort möchten wir unser Team mit einer Vorstandsassistenz (m/w/d) verstärken. Wir suchen eine offene Persönlichkeit, die kommunikativ, diskret und strukturiert arbeitet und Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen. Die Stelle ist zunächst befristet mit 30 Wochenstunden. Sie arbeiten in einem jungen Team mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und in enger Abstimmung mit der Verwaltung – sowie im Austausch mit Ehrenamtlichen und externen Partnern.

Wir bieten Ihnen:

eine Beschäftigung in Teilzeit (30 Wochenstunden), zunächst befristet
Arbeiten in einem jungen Team mit flachen Hierarchien und direkter Kommunikation
einen krisenfesten Job in einem sinnstiftenden Umfeld
Jobticket (im Rahmen der betrieblichen Regelungen)
eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten und leistungsstarken Team, eine transparente Trägerstruktur mit klarer Aufgabenverteilung und kurzen Entscheidungswegen
persönliche Entfaltungs- und Gestaltungsmöglichkeiten innerhalb Ihres Aufgabengebietes

Ihre Aufgaben:

Assistenz und Koordination des Vorstandsalltags: Termin- und Fristenmanagement, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen/Terminen, Protokolle sowie Nachhalten von Beschlüssen und Aufgaben
Administrative Steuerung in enger Zusammenarbeit mit der Verwaltung: Abstimmung der Abläufe, Sicherstellen eines strukturierten Informationsflusses sowie Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Übersichten
Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Korrespondenz und Abstimmung mit Mitarbeitenden (Hauptamt), Ehrenamtlichen sowie externen Partnern (z. B. Behörden, Dienstleister, Kooperationspartner)
Versicherungsmanagement (Kreisverband und Unternehmensgesellschaft): Koordination von Verträgen, Meldungen/Schadenfällen, Fristen, Dokumentation und Ansprechpartnerfunktion gegenüber Maklern
Drittmittel/Fördermittel: administrative Begleitung von Beantragungen, Unterlagen- und Nachweisführung, Fristenmonitoring sowie Koordination von Zuarbeiten aus den Fachbereichen
Personalbereich (unterstützend): organisatorische Zuarbeit in personalbezogenen Prozessen, Terminierung, Rücklaufkontrolle und Unterstützung beim Onboarding
Objektbetreuung des Kreisverbandes: Koordination standortbezogener Themen, Dienstleistersteuerung im Tagesgeschäft, Fristen-/Wartungsübersichten und Dokumentation
Projektarbeit und Weiterentwicklung: Mitwirkung an Projekten des Kreisverbandes, eigenständige Übernahme von Teilaufgaben sowie Einbringen eigener Ideen und Initiativen zur Prozessverbesserung

Ihr Profil:

eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. Verwaltung, Office Management, Personal/Organisation)
wünschenswert ist Berufserfahrung in der Assistenz, in einer koordinierenden administrativen Rolle oder in einer vergleichbaren Funktion
sehr gute Organisationsfähigkeit, Priorisierungskompetenz und eine selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise
Diskretion, Loyalität und ein sicheres Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern (intern/extern, Haupt- und Ehrenamt)
sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und digitale Affinität
Freude daran, Prozesse zu strukturieren, Verbesserungen anzustoßen und Verantwortung zu übernehmen
Identifikation mit den Grundsätzen des Deutschen Roten Kreuzes

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Lassen Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bitte über unser Portal zukommen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind erwünscht.

Für Rückfragen steht gerne zur Verfügung: recruiting@drk-mueggelspree.de