Assistenz der Standortleitung (m/w/d)

ab sofort • Voll- und Teilzeit • unbefristet • Standort: Wünsdorf • Ausschreibungsnr. 139Diese Position ist keine klassische Sekretariatsstelle. Wir suchen eine proaktive, organisationsstarke Persönlichkeit, die als administrative und operative Schnittstelle auf Augenhöhe agiert. In enger Zusammenarbeit mit der Standortleitung führen Sie das Leitungsbüro der Erstaufnahmeeinrichtung selbstständig, steuern bereichsübergreifende Projekte und unterstützen eigenverantwortlich die Leitungsebene.

Diese Aufgaben erwarten Sie:

• Büroleitung & administrative Steuerung: Sie führen und strukturieren das Büro der Standortleitung eigenständig, verwalten das zentrale Informations-E-Mail-Postfach und das Haupttelefon der Einrichtung und übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben, einschließlich der Organisation und Dokumentation von Post- und Schriftverkehr.
• **Dokumentation:**Sie dokumentieren, pflegen und verwalten relevante Dokumente und Verfahrensprozesse und sorgen für deren strukturierte Ablage und Aktualität.
• **Schnittstellenfunktion:**Sie sind zentrale Ansprechperson für interne Teams sowie für Behörden, Kooperationspartner und Dienstleister.
• **Sitzungs- & Projektmanagement:**Sie planen, organisieren und bereiten Meetings, Workshops und Arbeitsgruppen nach, erstellen Protokolle und verfolgen vereinbarte Maßnahmen. Bei Bedarf übernehmen Sie die eigenständige Leitung von Einzelprojekten.
• Kultur- & Teambindung: Sie stärken unsere wertschätzende DRK-Mitarbeiterkultur durch die Organisation von Veranstaltungen, Jubiläen und Motivationsmaßnahmen sowie durch saisonale Gestaltungs- und Dekorationskonzepte für eine positive Arbeitsatmosphäre.
• Interne Kommunikation: Sie sorgen für einen transparenten Informationsfluss, u. a. durch die Pflege und regelmäßige Aktualisierung der internen Informations- und Whiteboardwände.
• **Datenaufbereitung & Berichtswesen:**Sie erheben, bewerten und bereiten interne Daten strukturiert auf und erstellen die wöchentlichen, monatlichen und anlassbezogenen Sonderberichte für die Objekt- und Verwaltungsleitung sowie ggfls. für externe Dienstleister.
• Unterstützung in Sondersituationen/Krisenmanagement: Sie assistieren der Standortleitung bei der Bewältigung von Krisen- und Ausnahmesituationen und sichern einen strukturierten, schnellen Informationsfluss.

Sie bringen mit:

• Qualifikation: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit einer relevanten Weiterbildung (z. B. Fachwirt/-in für Büro- und Projektorganisation, Wirtschaftsfachwirt/-in) bzw. eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung: Nachweisbare Erfahrung im Office Management, im Projektmanagement oder in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion – idealerweise im sozialen Bereich, einer Hilfsorganisation oder der öffentlichen Verwaltung.
• Persönlichkeit: Ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Durchsetzungsstärke und diplomatischem Geschick. Sie besitzen eine „Macher-Mentalität“, erkennen Handlungsbedarfe proaktiv und agieren auch in turbulenten Situationen besonnen und professionell.
• Kompetenzen: Strukturierte, analytische Arbeitsweise, hohe Zahlenaffinität (für Abrechnungsprüfungen und Statistiken) sowie sehr gute Kenntnisse in MS 365.
• Sprachkenntnisse: Verhandlungssicheres Deutsch (mind. C1 in Wort und Schrift) sowie gute Englischkenntnisse; weitere Fremdsprachenkenntnisse sind im interkulturellen Kontext unserer Einrichtung von Vorteil.
• Haltung: Sie identifizieren sich mit den humanitären Grundsätzen der internationalen Rotkreuz- und Rothalbmondbewegung.
• Sicherheit & Gesundheit: Ein aktuelles erweitertes Führungszeugnis (nach § 30a BZRG, bei Einstellung nicht älter als 6 Monate) sowie ein ausreichender Masernschutz gemäß § 20 IfSG.

Wir bieten:

Arbeitsumfeld: Ein sehr angenehmes, kollegiales Arbeitsklima mit flachen Hierarchien und echten Gestaltungsspielräumen in einem engagierten Leitungsteam.
Work-Life-Balance: Strukturierte, familienfreundliche Arbeitszeiten im Rahmen einer 5-Tage-Woche (Montag bis Freitag). Vollzeit (39h) oder Teilzeit möglich. 24. und 31 Dezember als arbeitsfreie Tage. Vergütung: Eine leistungsgerechte Vergütung nach den Allgemeinen Arbeitsvertragsbestimmungen (AVB) der DRK Kompetenzzentrum Flucht und Migration Brandenburg gGmbH; die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und Erfahrung. Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung.

Zusatzleistungen: Zuschuss zu den Kita-Betreuungskosten sowie Vergünstigungen über das DRK-Vorteilsportal.
Entwicklung: Eine fundierte, strukturierte Einarbeitung sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. Führungskompetenz, Verwaltung, Arbeitsrecht). Urlaub: 30 Tage Erholungsurlaub pro Kalenderjahr

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Onlineportal
DRK Kompetenzzentrum Flucht und Migration Brandenburg gGmbH
Hauptallee 116 | 15806 Zossen (OT Wünsdorf)
Menschen mit Schwerbehinderung (m/w/d) werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.